Reisespesen erfassen
- Demo-Video: Zeiten & RK erfassen Desktop-Client
Reisespesen erfassen und abrechnen
Ebenso wie die Zeiten können auch die Reisekosten über die unterschiedlichen PACS Eingabeoberflächen eingegeben werden (PACS Aktivitäten online, offline, ActivePACS Browserclient; Demo-Videos s. rechts oben).
- Demo-Video: Zeiten & RK erfassen Web-Anwendung
Die Mitarbeiter erfassen die Kosten nach Anfall direkt auf das verursachende Projekt. Zur schnelleren Eingabe und zum besseren Überblick bei mehrtägigen Reisen werden für den angegebenen Reisezeitraum alle Einzelauslagen (Hotel mit möglichem Frühstückabzug, KM, Bus/ Bahn/ Taxi etc.) und der Reisezielort („Inland“ oder „Ausland“ mit Länderauswahl) pro Reisetag in Matrixstruktur eingegeben.
- Reporting-Bsp.: Reisekosten Mitarbeiter
Das System ermittelt aus den eingegebenen Daten die entsprechenden Spesensätze (in Abhängigkeit der Abwesenheitsdauer pro Tag) und generiert automatisch alle zur Abbildung der Reise notwendigen Datensätze mit den Qualifizierungen:
- Kostenart: Steuerliche Spesensätze in Abhängigkeit der Abwesenheitszeit; Hotel; Flug; Bus/Bahn/Taxi; Privat/Firmen-Pkw etc. Die Ausgaben, die der Mitarbeiter ersetzt bekommt kann dabei von denen an den Kunden weiter berechneten abweichen (bspw. werden dem Mitarbeiter Km-Kosten von 0,30€/km ersetzt, dem Kunden werden aber 0,60€/km berechnet).
- an den Kunden berechenbar/ nicht berechenbar
- Ausgaben, die dem Mitarbeiter im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung ersetzt werden oder Ausgaben, die direkt von der Firma bezahlt wurden.
- Reporting-Bsp.: Reisekosten Mitarbeiter je Tag Monats-Ueberblick
Die so erfassten Reisekosten können in mehrfacher Hinsicht genutzt werden:
- Vom Mitarbeiter verauslagte Reisekosten stehen auf der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiter (Report)
- Die Reisekosten aller Mitarbeiter des Projektes sind dem Projekt zugeordnet (egal ob der Mitarbeiter diese bezahlt hat oder diese durch die Firmenkreditkarte beglichen wurden) und können direkt an den Kunden weiter berechnet werden (sofern vereinbart). Oder sie werden einfach als Einzelpositionen in einem Report aufgelistet.
- Die Reisekosten aller Projekte und aller Mitarbeiter eines Monats können zusammengefasst, ausgewertet (Report) oder exportiert werden (zusammengefasst nach Kontonummern für den Import in der Finanzbuchhaltung).
Ihr Vorteil: Einmal erfasst, mehrfach verwendet und das immer auf Basis abgestimmter und aktueller Werte.