Reisespesen erfassen

Reisespesen erfassen und abrechnen

Ebenso wie die Zeiten können auch die Reisekosten über die unterschiedlichen PACS Eingabeoberflächen eingegeben werden (PACS Aktivitäten online, offline, ActivePACS Browserclient).

Die Mitarbeiter erfassen die Kosten nach Anfall direkt auf das verursachende Projekt, jeweils mit der Qualifizierung:

• Kostenart: Steuerliche Spesensätze in Abhängigkeit der Abwesenheitszeit; Hotel; Flug; Bus/Bahn/Taxi; Privat/Firmen-Pkw etc. Die Ausgaben, die der Mitarbeiter ersetzt bekommt kann dabei von denen an den Kunden weiter berechneten abweichen (bspw. werden dem Mitarbeiter Km-Kosten von 0,30€/km ersetzt, dem Kunden werden aber 0,60€/km berechnet).
• an den Kunden berechenbar / nichtberechenbar
• Ausgaben, die dem Mitarbeiter im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung ersetzt werden oder Ausgaben, die direkt von der Firma bezahlt wurden.

Die so erfassten Reisekosten können in mehrfacher Hinsicht genutzt werden:

• Vom Mitarbeiter verauslagte Reisekosten stehen auf der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiter (Report)
• Die Reisekosten aller Mitarbeiter des Projektes sind dem Projekt zugeordnet (egal ob der Mitarbeiter diese bezahlt hat oder diese durch die Firmenkreditkarte beglichen wurden) und können direkt an den Kunden weiter berechnet werden (sofern vereinbart). Oder sie werden einfach als Einzelpositionen in einem Report aufgelistet.
• Die Reisekosten aller Projekte und aller Mitarbeiter eines Monats können zusammengefasst, ausgewertet (Report) oder exportiert werden (zusammengefasst nach Kontonummern für den Import in der Finanzbuchhaltung).

Ihr Vorteil: Einmal erfasst, mehrfach verwendet und das immer auf Basis abgestimmter und aktueller Werte.