Zeiten erfassen
Zeiten erfassen
Um das Erfassen so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir weitgehende Unterstützungsfunktionen berücksichtigt, wie bspw. automatisches Zuspielen der individuellen Stunden- oder Tagessätze pro Projekt.
Sie bestimmen letztlich selbst, wie detailliert die Tätigkeiten der Mitarbeiter erfasst werden: nach Uhrzeit, mit Pausen, nur als Stunden- oder Tageswert, mit Projektschritt / Phase, individueller Beschreibung der Tätigkeit, Qualifizierung als berechenbar/nicht berechenbar. Wichtig ist nur, dass dies einheitlich und nachhaltig erfolgt.
Das PACS System ist so ausgerichtet, dass jeder Mitarbeiter 100% seiner Arbeitszeit erfasst – auf Kundenprojekte oder interne Projekte.
Über welche Wege die Eingabe erfolgt, können Sie selbst bestimmen. Grundsätzlich sind alle Erfassungsoberflächen im eigenen Firmennetz oder über Internet bedienbar – entscheidend ist der Zugang zur zentralen Firmendatenbank.
Die Erfassung erfolgt in der Regel über die zentrale Maske PACS Aktivitäten direkt auf dem Firmenserver. Diese kann hinsichtlich der Darstellung flexibel konfiguriert werden, u.a. hinsichtlich des Umfangs der angezeigten Felder und Erfassungsbereiche, Sortierung der Daten.
Ist der direkte Zugriff auf den Firmenserver nicht möglich, so können die Zeiten auch zunächst offline auf dem Laptop erfasst und dann bei der der nächsten Verbindung zum Server komplett übertragen werden. Oder ist Ihr Mitarbeiter beim Kunden vor Ort und hat von dort Zugriff auf den Firmenserver, so kann die Erfassung auch über den Browserclient ActivePACS erfolgen.
Auf jeden Fall müssen die Eingabearbeiten nur einmal getätigt werden. Alle Eingaben der Mitarbeiter werden direkt verarbeitet und können - quasi in Echtzeit - unmittelbar ausgewertet oder an den Kunden weiter berechnet werden.
Unser Ziel ist es, die Mitarbeiterbelastung hier so gering wie möglich zu halten, bei maximalem Informationsinhalt! Diese Maxime verfolgen wir seit Jahren und werden dies auch künftig laufend optimieren.
Prüfungen bei der Zeiterfassung
Damit die Eingaben der Mitarbeiter so einheitlich und strukturiert wie möglich erfolgen, können datenbankseitig Vollständigkeitsprüfungen aktiviert werden (in der Standardeinstellung erfolgt KEINE PRÜFUNG). Diese Agents (User Exits) prüfen und können die Eingabe verweigern, wenn bspw. …
- … bei uhrzeitgenauer Erfassung Uhrzeit-Überschneidungen vorliegen (von 8-12 Uhr und 11-15 Uhr)
- … bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit keine Pausen erfasst wurden
- … nicht die Mindestzeiten (6min- oder ¼-Stunden genau) erfasst wurden
- … der Mitarbeiter beim ausgewählten Projekt das für ihn definierte Budget überschritten hat.
Explizite Zeitenfreigabe
Mit der Erfassung der Zeiten stehen die Informationen korrekt in der Projektdatenbank. Durch die zusätzliche Freigabe der Zeiten durch den Mitarbeiter und den Projektverantwortlichen wird in einem weiteren Schritt sichergestellt, dass die vorgenommene Projektzuordnung der Zeit korrekt ist und auch vom Projektleiter genehmigt wurde. Stimmt der Projektleiter der Zeitbuchung eines Mitarbeiters nicht zu, kann er die Freigabe verweigern und den Mitarbeiter zur Anpassung auffordern.