Konsistente Daten gewährleisten durch Eingabeprüfungen

Die PACS Aktivitäten-Eingabeprüfung durch "Agents" ("User Exits") ermöglicht es, bereits bei der Erfassung von Zeiten, Reisekosten und sonstigen Sachkosten, die eingegebenen Daten im Bezug auf die Einhaltung bestimmter Kriterien zu untersuchen und ggf. die Eingabe zu verweigern. Vereinbarungen pro Mitarbeiter oder Projekt können so überwacht werden. Es entfallen aufwändige nachträgliche Prüfungen der Daten. Auch werden Budgetüberschreitungen für Projekte und Mitarbeiter frühzeitig erkannt und zeitnahe Korrekturen möglich.

Die Prüfungen können je nach Bedarf für Arbeitszeiten, Betragswerte, für Zeiträume oder hinsichtlich der Relevanz für die Projektabrechnung vorgenommen werden.

Agents können je nach Definition verschiedene Aktionen auslösen:

• Warnung (z.B. "Sie haben Zeiten auf einen Feiertag erfasst. Die Eingabe wird gespeichert. Korrigieren Sie die Eingabe ggf. über die Bearbeiten-Funktion.")
• Speicherung der Aktivität verweigern (z.B. "Für das Projekt sind Schritte definiert. Bitte wählen Sie einen Schritt.")
• Aktivierung Projekt-Sperre (z.B. "Das Projektbudget ist nun ausgeschöpft. Das Projekt wird für die Erfassung weiterer Aktivitäten gesperrt.")

Bereits in der Standardversion ist eine Vielzahl häufig verwendeter "Agents" vordefiniert, die bei Bedarf nur noch aktiviert werden müssen. Darüber hinaus können die Eingabeprüfungen durch die äußerst flexible Systematik leicht auf kundenspezifische Anforderungen angepasst werden.

Das Einsatzgebiet ist vielfältig, Beispiele sind

• Überprüfung von Pflichteingaben (z.B. Schritt oder Ort)
• Maximale Erfassung von Stunden pro Tag pro Mitarbeiter und Projekt (bspw. mit Unterscheidung berechenbare und nicht berechenbare Zeiten)
• Vermeidung von Uhrzeit-Überschneidungen
• Prüfung der Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten pro Arbeitstag (in Abhängigkeit der tatsächlichen Arbeitszeit)
• Einhaltung Budgets (Zeiten, Betrag) je MA oder Projektschritt/ Phase
• Einhaltung des definierten Auftragsvolumens (Betrag) je Projekt
• Plausibilitäts-Prüfungen (z.B. zur Vermeidung von Falscherfassungen an Wochenenden oder Feiertagen)

Die Eingabeprüfungen verbessern die Qualität der erfassten Daten nachhaltig. Sie bilden einen wichtigen Faktor für die direkte und damit schnelle Verwendung von Leistungsdaten im Controlling und in der Fakturierung.